RechtWeitergabe Patientendaten: Wie lange sind Einverständniserklärungen aufzubewahren?

Wie ist die Rechtslage bei der Aufbewahrung von Einwilligungsformularen, die im Rahmen der Abrechnung privatärztlicher Honorarforderungen oder deren Verkauf an einen externen Dienstleister (factoring) vom Patienten ausgefüllt werden müssen? Diese Frage stellte jüngst ein Radiologe, weil dessen Dienstleister behauptet hatte, Ärzte müssten die Erklärungen rechtsformal „ewig“ aufbewahren. Das würde nicht unerhebliche logistische Probleme bereiten. Hier aber kann „Entwarnung“ gegeben werden: Eine Pflicht zur unbefristeten Aufbewahrung besteht nicht. Was gilt aber tatsächlich?

Aufbewahrungsfristen – die strafrechtliche Seite

Die Einwilligung von Privatpatienten in die externe Abrechnung oder den Verkauf der Honorarforderungen wird benötigt, da diese anderenfalls Strafantrag gegen die Praxis wegen Verstoßes gegen § 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen) stellen könnten.

Die Vorschrift des § 203 Strafgesetzbuch (StGB) ist ein sogenanntes Antragsdelikt. Dies bedeutet, dass die Staatsanwaltschaft einen behaupteten Verstoß gegen § 203 StGB nur verfolgt, wenn ein Strafantrag gestellt worden ist. Dies ergibt sich aus § 205 StGB.

Einer Straftat, die nur auf Antrag verfolgt wird, wird nur dann nachgegangen, wenn der Antragsberechtigte den Antrag bis zum Ablauf einer Frist von drei Monaten gestellt hat. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Tages, an dem der zum Stellen des Strafantrags Berechtigte von der Tat und der Person des Täters Kenntnis erlangt (§ 77d StGB). Für die Praxis bedeutet dies, dass die Frist von drei Monaten im Prinzip mit dem Tag beginnt, an dem der Patient die Rechnung der Factoringgesellschaft zugestellt bekommen hat.

Wann dies genau ist, wird sich in der Regel nicht feststellen lassen. Der Zeitpunkt dürfte aber ungefähr mit dem Zeitpunkt korrespondieren, in dem die Factoringgesellschaft den Erstattungsbetrag an die Praxis überweist. Ab diesem Zeitpunkt sollten ungefähr 4 bis 5 Monate gerechnet werden, damit die Praxis vor Strafverfolgung sicher ist.

Aufbewahrungsfristen – die zivilrechtliche Seite

Bei der Frage nach den Aufbewahrungsfristen für Einwilligungserklärungen ist zivilrechtlich auch die Situation zu berücksichtigen, wenn die Factoringgesellschaft gezwungen ist, die an sie abgetretene Honorarforderung der Praxis gegenüber dem Patienten einzuklagen. In einem solchen Fall muss die Factoringgesellschaft in der Lage sein, nachzuweisen, dass sie aktiv legitimiert ist. Aktiv legitimiert ist die Gesellschaft nur dann, wenn sie nachweisen kann, dass der Patient in die Abtretung der Forderung der Praxis an sie eingewilligt hat. Dazu wird die Einwilligungserklärung benötigt. Die Einwilligungserklärung muss deshalb unter zivilrechtlichen Gesichtspunkten zumindest solange aufbewahrt werden, bis die Honorarforderung gegen den Patienten durchgesetzt ist, wenn man kein Risiko eingehen möchte.

Hier stellt sich zunächst die Frage, wer das Formular aufbewahren soll – die Praxis oder die Factoringgesellschaft. Hier kommt es möglicherweise auf die Vereinbarung zwischen der Praxis und der Factoringgesellschaft an. Wenn es hier keine klaren Regelungen gibt, empfehlen wir, sich bei der Aufbewahrung der Einwilligungserklärungen an den Verjährungsfristen für die Durchsetzung privatärztlicher Honorarforderungen zu orientieren. Hier beträgt die Frist drei Jahre, gerechnet ab dem 1. Januar des auf die Rechnungserteilung folgenden Jahres.

Sollte die Praxis verpflichtet sein, die Einwilligungserklärungen aufgrund der Vereinbarung mit der Factoringgesellschaft aufzubewahren, könnte man sich mit der Factoringgesellschaft dahingehend abstimmen, dass diese die Praxis jeweils informiert, wenn die Einwilligungserklärung nicht mehr benötigt wird, weil der Patient gezahlt hat. Anschließend können diese Unterlagen jeweils vernichtet werden.