SteuertippsFortbildung und Urlaub kombinieren – das kann abgesetzt werden!

Radiologische Fortbildungen finden häufig in interessanten Städten und Ländern statt. Grund und Anlass genug, die Fortbildung mit dem privaten Urlaub zu verbinden. Gesagt, getan – doch dann kommen Buchhaltung und Steuererklärung ins Spiel: In welchem Umfang lässt sich die sowohl betrieblich als auch privat veranlasste Fortbildungsreise als Betriebsausgabe absetzen bzw. wie und nach welchem Maßstab sind die angefallenen Kosten aufzuteilen?

Das sind Reisekosten

Besuchen Radiologinnen bzw. Radiologen aus betrieblichem Anlass eine auswärtige Fortbildung, dann lassen sich nicht nur die Kosten für die Fortbildung selbst, sondern auch die im Zusammenhang mit der Fortbildung entstandenen Reisekosten in voller Höhe als Betriebsausgabe absetzen. Die Reisekosten lassen sich dabei in vier Bereiche untergliedern:

1. Fahrtkosten:

Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel sind die Ticketpreise zu berücksichtigen. Wird ein privater PKW genutzt, dann sind pro Kilometer 0,30 Euro anzusetzen. Ausnahme: Es werden höhere tatsächliche Kosten nachgewiesen. Bei Nutzung eines betrieblichen PKWs lassen sich keine Kosten absetzen, weil der PKW bereits vollständig als Betriebsausgabe berücksichtigt wird.

2. Übernachtungskosten:

Abzugsfähig sind die Kosten für die Übernachtungen am Fortbildungsort, klassischerweise die Rechnung des Hotels.

3. Mehraufwand für Verpflegung:

Tatsächliche Verpflegungskosten lassen sich nicht absetzen. Stattdessen kann unabhängig vom tatsächlichen Aufwand eine Pauschale geltend gemacht werden. Diese beträgt bei einer Abwesenheit von der Radiologie und der Wohnung des Radiologen von mindestens 8 Stunden 14 Euro. Wird am Fortbildungsort übernachtet, lassen sich für den An- und Abreisetag unabhängig von der Abwesenheitsdauer jeweils 14 Euro absetzen. Für die Tage dazwischen sind pro Tag 28 Euro zu berücksichtigen.

4. Reisenebenkosten:

Das sind z. B. Kosten für die Beförderung und Aufbewahrung des Gepäcks, beruflich veranlasste Telefonkosten oder Parkgebühren.

Beispielfälle

Um die Differenzierung und Berechnung nachvollziehbar zu machen, eignen sich folgende Beispiele.

Beispiel 1

Ein Radiologe besucht eine eintägige Fortbildung in Berlin. Er reist am Vorabend mit dem privaten PKW an (400 km), übernachtet in Berlin (Hotel: 150 Euro zzgl. 10 Euro Frühstück) und fährt im Anschluss an die Fortbildung zurück.

Lösung: Abzugsfähig sind neben den Kosten für die Fortbildung die Fahrtkosten (400 km x 2 Fahrten x 0,30 Euro = 240 Euro), die Übernachtungskosten (150 Euro) sowie Verpflegungsmehraufwand (14 Euro x 2 = 28 Euro).

Wird die Fortbildungsreise nur geringfügig – das ist ein Anteil von 10 Prozent – um private Inhalte ergänzt, ist das für den vollständigen Abzug unschädlich. Es lassen sich weiter sämtliche Kosten absetzen. Diese privaten Anteile sind auch dann für den vollständigen Abzug unschädlich, wenn sie im Anschluss an einen normalen Arbeits- bzw. Fortbildungstag angefallen sind.

Beispiel 2

Ein Radiologe besucht den Röko in Wiesbaden von Mittwoch bis Freitag. Am Mittwoch- und Donnerstagabend trifft er sich im Anschluss an den Kongress mit befreundeten Berufskollegen in einem Restaurant.

Lösung: Auch wenn der Restaurantbesuch nicht betrieblich veranlasst ist, hat dieser keine Auswirkung auf die Qualifikation der Reisekosten. Diese lassen sich vollständig absetzen, weil der Kongress den ganzen Tag umfasst.

Manchmal kommt es vor, dass der betriebliche Anteil einer Fortbildungsreise weniger als 10 Prozent umfasst. Dann entfällt der komplette Abzug. Es lassen sich nur die Kosten absetzen, welche zusätzlich und ausschließlich betrieblich veranlasst entstanden sind (BMF, 06.07.2010 – BStBl. I S. 614, Rz. 10 ff.).

Beispiel 3

Ein Radiologe besucht während seines 14-tätigen Urlaubs ein eintägiges Seminar.

Lösung: Die Aufwendungen für die Urlaubsreise sind nicht abziehbar, weil der betriebliche Anteil weniger als 10 Prozent beträgt (nur einer von 14 Tagen). Nur die Aufwendungen, die unmittelbar mit dem Seminar zusammenhängen (Seminargebühren, Fahrtkosten vom Urlaubsort zum Tagungsort, ggf. Verpflegungspauschale), sind zu berücksichtigen.

Bei den meisten gemischt veranlassten Fortbildungsreisen liegt in der Praxis ein betrieblicher Anteil von mehr als 10 aber weniger als 90 Prozent vor. In diesen Szenarien sind die Reisekosten aufzuteilen. Maßstab dafür sind die auf den privaten bzw. betrieblichen Teil entfallenden Zeiten.

Beispiel 4

Ein Radiologe besucht den Röko in Wiesbaden. Er reist Samstag früh an. Die Veranstaltung findet ganztägig von Mittwoch bis Freitag statt. Am Sonntagabend reist er nach Hause zurück.

Lösung: Die Kosten für zwei Übernachtungen (von Mittwoch bis Freitag) sowie die Kongressgebühren sind ausschließlich dem betrieblichen Bereich zuzuordnen und daher vollständig als Betriebsausgabe abziehbar. Die Flugkosten sind gemischt veranlasst und aufzuteilen. Maßstab ist das Verhältnis der betrieblichen und privaten Zeitanteile der Reise. Weil 3 von 9 Tage betrieblich veranlasst sind, lassen sich die Flugkosten zu 3/9 absetzen. Zudem ist ein Abzug der Verpflegungskosten in Höhe der Pauschbeträge für Mittwoch bis Freitag zulässig.

Eine Sonderregelung gilt, wenn der Radiologe die Fortbildung bzw. den Kongress nicht als Zuhörer, sondern als Mitveranstalter – zum Beispiel als Referent – besucht. Denn in diesem Fall unterstellt das BMF für die Fahrtkosten eine vollständig betriebliche Veranlassung. Die Fahrtkosten lassen sich also in voller Höhe absetzen, selbst wenn die Reise vorab oder im Anschluss um einen langen Urlaub ergänzt wird (BMF, 06.07.2010 – BStBl. I S. 614, Rz. 12).

Beispiel 5

Ein Radiologe nimmt als Referent an einem eintägigen Fachkongress in Berlin teil. Weil er sowieso Urlaub machen und Berlin erkunden möchte, bleibt er vier weitere Tage in Berlin und reist erst danach ab.

Lösung: Der Radiologe kann die Aufwendungen, die unmittelbar mit dem Besuch des Kongresses in Zusammenhang stehen, als Betriebsausgabe absetzen (Seminargebühren, Fahrtkosten vom Unterkunftsort zum Tagungsort, ggf. Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen). Die Aufwendungen für die Unterkunft sind lediglich für eine Übernachtung zu berücksichtigen. Grundsätzlich sind die Fahrtkosten aufzuteilen und nur 20 Prozent sind abzugsfähig (einer von 5 Tagen). Weil der Reise durch die Teilnahme als Referent ein eindeutiger und unmittelbarer betrieblicher Anlass zugrunde liegt, lassen sich die Fahrtkosten jedoch vollständig absetzen.