SteuertippTelefonkosten: So gelingt der Steuerabzug

Jeder Radiologe telefoniert – privat und beruflich. Das Problem in der Praxis: Wie lassen sich die beruflich veranlassten Kosten von der Steuer absetzen? Denn häufig besteht nur ein gemischt genutzter (Handy-)Vertrag. Hierfür gibt es zum Glück praxistaugliche Vereinfachungsmöglichkeiten, die sowohl von angestellten als auch niedergelassenen Radiologen genutzt werden können. Zudem kann der niedergelassene Radiologe seinen Mitarbeitern steuerfreie Zuschüsse gewähren.

Für niedergelassene Radiologen

Bei dieser Gruppe sind die steuerlichen Spielregeln einfach: Niedergelassene Radiologen prüfen im ersten Schritt, welche Handy- und Telefonverträge sie ganz oder teilweise beruflich nutzen. All diese Verträge und damit zusammenhängenden Kosten wie

erfassen Sie in Ihrer Gewinnermittlung als Betriebsausgabe. Rein privat genutzte Verträge und Kosten dürfen nicht abgezogen werden. Im zweiten Schritt wird der Abzug um die in den Aufwendungen enthaltenen privat veranlassten Kostenanteile korrigiert. Das geht über zwei Wege: Entweder wird der in den Aufwendungen enthaltene und privat veranlasste Anteil geschätzt – beispielsweise mit 25 Prozent der Aufwendungen. Oder es werden pauschal 360 Euro pro Jahr angesetzt. Diesen Betrag beanstandet das Finanzamt regelmäßig nicht (vgl. auch FG Niedersachsen, 21.05.1997; Az. XII 536/96).

Für angestellte Radiologen

Hier sind die Abzugsmöglichkeiten komplizierter. Grundsätzlich können nur die auf berufliche Telefonate entfallenden Kosten abgesetzt werden. Das bedeutet, dass der Radiologe die gesamten Telefonkosten (Gesprächs- und Gerätekosten, Grund- und Anschlussgebühren) in

aufteilen muss. Wurde das Verhältnis zwischen privater und beruflicher Nutzung für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ermittelt, dann kann dieses Verhältnis auch für alle anderen Monate angesetzt werden (R 9.1 Abs. 5 S. 2 LStR). Diese genaue Ermittlung gelingt in der Praxis regelmäßig nur mit einem Einzelverbindungsnachweis und ist mit erheblichem Arbeitsaufwand verbunden.

Deshalb gibt es eine Vereinfachungsmöglichkeit: Fallen beim Radiologen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telefonkosten an (was infolge der Coronapandemie der Normalfall sein sollte), dann dürfen gemäß R 9.1 Abs. 5 S. 4 Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) pauschal und ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags als Werbungskosten abgesetzt werden. Dieser Abzug ist jedoch begrenzt auf 20 Euro pro Monat. Der Radiologe hat also lediglich seine gesamten Telefonkosten pro Monat zu ermitteln und diese mit 20 Prozent anzusetzen. Nur wenn die Telefonkosten im Monat mehr als 100 Euro betragen sollten, erfolgt die Deckelung auf den Höchstbetrag von 20 Euro. Es geht aber noch einfacher. Es ist ausreichend, wenn der Radiologe den monatlichen Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ergibt, für das ganze Jahr zugrunde legt (R 9.1 Abs. 5 S. 5 LStR).

Steuerfreie Arbeitgebererstattungen

Doch auch der niedergelassene Radiologe kann sich an den beruflich veranlassten Telefonkosten seiner Mitarbeiter und angestellten Radiologen beteiligen. Der Vorteil: Werden die in R 3.50 Abs. 2 LStR definierten Grenzen eingehalten, dann ist die Kostenerstattung

Der Mitarbeiter erhält die Erstattung also „brutto wie netto“, während auch für den niedergelassenen Radiologen keine Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungen anfallen. Zulässig ist die steuer- und beitragsfreie Erstattung immer insoweit, wie die Beträge erstattet werden, welche der Mitarbeiter entsprechend obiger Grundsätze selbst als Werbungskosten geltend machen könnte.

Steuerfreie Handyüberlassung als Benefit

Niedergelassene Radiologen können einen noch größeren Benefit ausspielen. Sie leisten keinen Kostenzuschuss, sondern schließen einen Smartphone-Vertrag ab und überlassen das Smartphone ihren Mitarbeitern zur Nutzung. Der Vorteil: Der Radiologe kann sämtliche Kosten als Betriebsausgabe absetzen, während der Nutzungsvorteil beim Mitarbeiter

Damit spart auch der niedergelassene Radiologe gegenüber einer regulären Gehaltserhöhung die SV-Arbeitgeberanteile ein. Zudem ist es nicht erforderlich, dass der Mitarbeiter das Smartphone auch beruflich nutzt. Selbst eine vollständige Privatnutzung des Smartphones wäre steuer- und beitragsfrei. Das gilt im Übrigen nicht nur für das überlassene Smartphone selbst, sondern auch für alle damit in Zusammenhang stehenden Kosten (Zubehör, Verbindungsentgelte, Datenvolumen, Wartung usw.).

* Während der niedergelassene Radiologe beim Lohnaufwand 10 Euro einspart, erhält der angestellte Radiologe ein um 24 Euro höheres Nettoeinkommen.