Wenn Sie die Fortbildungskosten Ihrer Mitarbeiter(innen) ganz oder zum Teil tragen, liegt in der Regel kein lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Auf eine Ausnahme hat die Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen (OFD NRW) hingewiesen: Übernehmen Sie die Kosten nur unter der Bedingung, dass Ihr Mitarbeiter eine Prüfung besteht, wird dies als Arbeitslohn eingestuft (OFD NRW, Kurzinfo vom 25.10.2017).

Dann fällt bei Übernahme von Fortbildungskosten keine Lohnsteuer an

Die Übernahme der Fortbildungskosten durch Sie als Arbeitgeber ist kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, wenn die Maßnahme in „ganz überwiegendem betrieblichem Interesse“ durchgeführt wird. Dieser Grundsatz gilt auch, wenn die Rechnung über die Fortbildung auf den Namen des Mitarbeiters lautet.

Für die Steuerfreiheit ist entscheidend, dass Sie dem Mitarbeiter die Kostenübernahme vor dem Abschluss des Vertrags über die Bildungsmaßnahme schriftlich zusagen.

Bestehen einer Prüfung als Bedingung der Kostenübernahme

Anders sieht es die OFD NRW, wenn Sie die Kosten nur unter der Bedingung übernehmen, dass der Mitarbeiter die Fortbildung erfolgreich absolviert – sei es, dass er eine Prüfung besteht oder ein Zertifikat erhält.

Hier handelt es sich um eine Art Bonus und nicht mehr um eine von vornherein vereinbarte Kostenübernahme. Folge: Die Erstattung führt bei Ihrem Mitarbeiter zu lohnsteuerpflichtigem Arbeitslohn.