von Steuerberater Björn Ziegler, Kanzlei LZS Steuerberater, Würzburg

In der Assistenz von radiologischen Praxen arbeiten nahezu ausschließlich weibliche Mitarbeiter. Werden diese schwanger, so ergeben sich für Praxisinhaber daraus einige Pflichten. Wie Praxischefs diese teilweise finanziell abfedern und was sie Ihren Mitarbeiterinnen anlässlich der Schwangerschaft Gutes tun können, wird nachfolgend dargestellt.

Ihre Pflichten und Möglichkeiten als Arbeitgeber 

Grundsätzlich besteht für Sie als Arbeitgeber die Verpflichtung, die Schwangerschaft an die zuständige Aufsichtsbehörde zu melden. In der Regel ist das das Gewerbeaufsichtsamt. Spätestens mit der Kenntnis von der Schwangerschaft wird eine Risikobeurteilung des Arbeitsplatzes fällig. Dabei müssen Sie einschätzen, ob das jeweilige Arbeitsgebiet der Mitarbeiterin ein Risiko für ihre Gesundheit oder die des ungeborenen Kindes birgt.

Ein Beschäftigungsverbot während der Schwangerschaft kann gemäß §§ 3 und 4 Mutterschutzgesetz (MuSchG) bestehen

• aufgrund eines ärztlichen Zeugnisses,

• wegen möglicher schädlicher Einwirkung von Stoffen, Strahlen oder Ähnlichem am Arbeitsplatz,

• wegen der besonderen Gefahr einer Berufskrankheit oder

• wegen des Hebens von Lasten von regelmäßig mehr als 5 kg oder gelegentlich mehr als 10 kg.

Gerade der Punkt „mögliche schädliche Einwirkung von Stoffen, Strahlen oder Ähnlichem“ könnte in radiologischen Praxen recht häufig zu einem Beschäftigungsverbot führen. Weiterhin ist darauf zu achten, dass Schwangere nach dem Ablauf des fünften Monats der Schwangerschaft nicht mit Arbeiten beschäftigt werden dürfen, bei denen sie ständig stehen müssen, soweit diese Beschäftigung täglich vier Stunden überschreitet. Sofern das Halten oder Stützen von Patienten mit erheblichem Kraftaufwand verbunden ist, muss die Hilfe durch eine zweite Person gewährleistet sein. In der Praxis läuft es darauf heraus, dass die schwangere Mitarbeiterin – falls möglich – noch am Empfang und in der Verwaltung eingesetzt wird. In vielen Fällen ist je nach Aufgabengebiet ein teilweises oder volles Beschäftigungsverbot angezeigt.

Für Sie als Arbeitgeber ist wichtig zu wissen, dass Sie ein Beschäftigungsverbot weniger Geld kostet als eine Krankschreibung der Mitarbeiterin, da Sie von der Krankenkasse eine höhere Kostenerstattung für den Ausfall erhalten als wenn die Mitarbeiterin krankgeschrieben worden wäre. Geregelt ist das im Gesetz über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung (AAG). Es enthält neben der aus Krankschreibungen bekannten Lohnfortzahlungserstattung auch die Vorschriften über die Erstattung schwangerschaftsbedingter Lohnfortzahlungen.

Erstattungsansprüche gegen die Krankenkasse 

Muss der Arbeitgeber im Krankheitsfall Lohnfortzahlung leisten, erstattet ihm die Krankenkasse des Arbeitnehmers 60 bis 80 Prozent des fortgezahlten Arbeitsentgelts. Die genaue Höhe richtet sich nach dem Tarif, den der Arbeitgeber gewählt hat (allgemeiner oder erhöhter Umlagesatz U1). Muss die Lohnfortzahlung hingegen geleistet werden, weil ein Beschäftigungsverbot besteht (sogenannter Mutterschutzlohn), so erstattet die Krankenkasse 100 Prozent der Aufwendungen (Umlage U2).

Tritt die Mitarbeiterin schließlich in den echten Mutterschutz, der im Allgemeinen den Zeitraum von sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Geburt umfasst, erhält sie von der Krankenkasse Mutterschaftsgeld (bis zu 13 Euro pro Tag). Sie als Arbeitgeber müssen dann einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld leisten und bis zum Nettolohn aufstocken. Auch diesen Zuschuss erhalten Sie von der Krankenkasse vollständig erstattet.

Gute Taten für Ihre schwangere Mitarbeiterin 

Anlässlich des freudigen Ereignisses bleibt noch die Frage, was Sie Ihrer Mitarbeiterin Gutes tun können. Aktuell können Sie Ihrer Mitarbeiterin ein Sachgeschenk im Wert von bis zu 40 Euro als sogenannte Aufmerksamkeit steuer- und abgabenfrei zukommen lassen. Ab dem 1. Januar 2015 wird diese Grenze auf 60 Euro angehoben. Höherwertige Geschenke oder Bargeld führen jeweils zu steuerpflichtigem Arbeitslohn.

Ein viel wertvolleres Geschenk können Sie Ihrer Mitarbeiterin gleich zu Beginn der Schwangerschaft machen. Ist sie verheiratet, empfehlen Sie ihr, möglichst frühzeitig die Steuerklasse III zu wählen. Häufig haben verheiratete Mitarbeiterinnen die Steuerklasse V, da der Ehegatte ein höheres Einkommen hat und die Steuerklasse III für sich nutzen möchte.

Der Tausch der Steuerklassen wirkt sich zunächst nachteilig auf das monatliche familiäre Nettoeinkommen aus, weil für beide Ehepartner zusammen mehr Lohnsteuer einbehalten wird als vorher. Das ist aber nur vorübergehend und wird im Rahmen der Jahreseinkommensteuererklärung bereinigt. Aus ihr ergibt sich unabhängig vom unterjährigen Lohnsteuerabzug und unabhängig von den gewählten Lohnsteuerklassen am Ende stets dieselbe Steuerlast. In der Regel winkt dann eine größere Steuererstattung. Die neue Steuerklasse erhöht ab dem Folgemonat das Nettoeinkommen Ihrer Mitarbeiterin – und das ist maßgebend für den Elterngeldanspruch.

Auswirkungen hat die Elternzeit selbstverständlich auf den Jahresurlaub. Die gesetzliche Regelung sieht vor, dass der Jahresurlaub nur für volle Elternzeitmonate gekürzt werden darf. Das Bundesarbeitsgericht hat dies bereits in einem Urteil bestätigt. Im Entscheidungsfall wollte der Arbeitgeber auch den zeitanteiligen ersten und letzten Monat der Elternzeit nach Tagen vom Jahresurlaub abziehen, hatte damit aber keinen Erfolg. Für die Zeit des echten Mutterschutzes darf der Urlaubsanspruch nicht eingeschränkt werden.