Organisation des QM und Festlegung der Ziele

von Christine Hamdan, Diplom-Netzmanagerin im Gesundheitswesen, Hattingen

In Teil 1 dieser Serie zum Qualitätsmanagement (QM) wurde der Frage des „Warum überhaupt QM?“ nachgegangen und dargelegt, dass eine Zertifizierung nach DIN ISO 9001 für radiologische Praxen besonders geeignet ist. In diesem zweiten Teil geht es um organisatorische Fragen des QM und die Festlegung der Ziele. 

Der QM-Beauftragte – wichtiges Bindeglied zur Praxisleitung

Ein erster und sehr wichtiger Schritt zur Einführung eines QM ist die Ernennung eines Mitarbeiters der Praxis zum QM-Beauftragten. 

Der QM-Beauftragte ist bei der Erstellung eines QM das wichtigste Bindeglied zur Praxisleitung. Er übernimmt die Leitung im Prozess des QM, ermittelt die Themen und strukturiert in Abstimmung mit der Praxisleitung die notwendigen Schritte. Dazu gehören: 

  • Planung der Ziele,
  • Verständigung auf Maßnahmen,
  • Festlegung von Messverfahren,
  • Umsetzung in der Praxis,
  • Reflexion und Überprüfung der Maßnahmen.

Der Beauftragte übernimmt die Leitung und Lenkung qualitätsrelevanter Informationen. Hinzu kommt die Kommunikation zur Motivierung des Teams sowie die Auseinandersetzung mit der Praxisleitung zu Qualitätsfragen. Dafür ist die Einberufung regelmäßiger Teambesprechungen erforderlich. Diese müssen inhaltlich und strukturell gut vorbereitet sein und die Planung unterstützen. 

Das Qualitätshandbuch wird unter der Federführung des QM-Beauftragten erstellt. Alle dafür vorgesehenen Dokumente werden von ihm geprüft und der Praxisleitung zur Freigabe vorgelegt. 

Soweit zur Theorie. In der praktischen Umsetzung gibt es aber immer wieder Probleme: Zwar weiß jeder Radiologe, dass das QM einzuführen ist. Viele meinen aber, das sei mal eben so nebenbei zu schaffen. Das funktioniert aber nicht: Bei aller gebotenen Effektivität in der Erstellung des QM benötigt die Einführung doch Zeit. Ein QM-Handbuch zum Beispiel ist nicht von heute auf morgen erstellt. Mehr als ein Jahr darf es aber auch nicht dauern – sonst wird es ineffektiv. 

Qualitätsziele

Die Formulierung der Qualitätsziele ist unabdingbar, da hierdurch Orientierung für alle Beteiligten möglich wird. Dazu ist die SWOT- bzw. Potenzial-Analyse der Praxis unabdingbar (SWOT: S = Strengths [Stärken], W = Weaknesses [Schwächen], O = Opportunities [Chancen], T = Threats [Risiken]). Sie ist für den Aufbau eines QM ein geeignetes Werkzeug. 

Die SWOT-Analyse ist ursprünglich ein Instrument des strategischen Managements. Sie dient dazu, aus den Stärken und Schwächen einer Organisation (interne Sicht) und den Chancen und Risiken der Umwelt (externe Sicht) geeignete strategische Lösungsalternativen für die Erreichung der Ziele der Organisation abzuleiten. Diese Analyse ist auch im Allgemeinen sehr interessant, denn die Dienstleistung der radiologischen Praxis nach den Kriterien des Marktumfeldes zu verbessern, sollte in allen Praxen mit hohem Finanzrisiko heute Standard sein. 

Qualitätspolitik

Zur Qualitätspolitik gehört das Erstellen eines Leitbildes der Praxis. Mögliche Leitsätze für Ihr Leitbild können zum Beispiel sein: 

  • Die Leistung der Praxis ist sehr stark am Wohle des Patienten orientiert.
  • Eine Behandlung auf dem Stand der aktuellen medizinischen Technik ist jederzeit gegeben.
  • Mit allen Partnern – das heißt Patienten, Überweisern, Lieferanten und Organisationen – soll kooperativ zusammengearbeitet werden.
  • Die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen gestärkt werden, um eine gute Teamarbeit und damit ein effizientes Arbeits­ergebnis zu erzielen.

Patientenbefragung

Der nächste Schritt ist die Patientenbefragung – diese ist Pflicht im Rahmen des QM. Sie sollte anonym durchgeführt werden und eine DIN A4 Seite nicht überschreiten. Gefragt wird zum Beispiel nach der Zufriedenheit der Patienten, der Freundlichkeit der Mitarbeiter/innen, der Diskretion, den Wartezeiten, der Terminvergabe etc. 

Diese Befragung und Auswertung muss jährlich durchgeführt werden und Verbesserungsmaßnahmen auslösen. Wie viele Fragen gestellt werden, bleibt der Praxisleitung überlassen. Hier gibt es in der ISO 9001 keine Vorgaben, die Fragen müssen aber natürlich zum Thema QM passen. 

Ausblick: Sind die beschriebenen Maßnahmen erledigt, geht es weiter mit den Regelungen zur Patientenorganisation und Per­sonalmanagement. Dazu mehr in den folgenden Ausgaben.