Fortbildungen planen – das lohnt sich!

Die eigene Fortbildung und die seiner ärztlichen Mitarbeiter sind für jeden Chefarzt wichtige Ziele. Er selbst will seine Kompetenz erhalten und erweitern. Das Gleiche gilt für die ihm unterstellten Kollegen. Die Fortbildungsmöglichkeiten sind zudem für viele Bewerber heute ein wichtiges Kriterium bei der Wahl ihrer Arbeitsstelle. In Zeiten des zunehmenden Ärztemangels gewinnen sie daher an Bedeutung.

Grundsätze der Fortbildungsplanung

Aus den dargelegten Gründen ist es empfehlenswert, eine systematische Planung der Fortbildungen durchzuführen. Hier kommen Mitarbeiterorientierung und Arbeit­geberinteressen zusammen. Bei der Erstellung des Plans müssen neben den Wünschen und Vorlieben des Mitarbeiters auch die berechtigten Forderungen der Abteilung berücksichtigt werden. Nur so kann der Chefarzt langfristig dafür sorgen, dass erforderliche Kenntnisse und Fertigkeiten innerhalb der Klinik ausreichend breit gestreut sind.

Grundlage für die Fortbildungsplanung sollte stets ein Gespräch zwischen der Abteilungsleitung und den einzelnen Ärzten sein. Das Mitarbeiter-Jahresgespräch bietet sich hierfür an, wenn es regelmäßig stattfindet. Sie können zunächst die Wünsche Ihrer Teammitglieder in Erfahrung bringen. Die Berücksichtigung dieser eigenen Interessen und Ideen des Mitarbeiters steigert dessen Motivation, sich fortzubilden.

Vor dem Gespräch sollten Chefärzte ihre Mitarbeiter darauf hinweisen, dass sie auch eigene Wünsche zu konkreten Fortbildungsmaßnahmen äußern sollen. Im Gespräch selbst legt der Chefarzt dar, welche Fortbildungen er sich für den Mitarbeiter vorstellt. Am Ende wird dann in der Regel ein Konsens erreicht, der beide Seiten zufriedenstellt. Um das Ergebnis später nachhalten zu können, kann es stichwortartig notiert bzw. in das Protokoll des Mitarbeitergesprächs aufgenommen werden.

Planung von Kongress- und ­Seminarteilnahmen

Bei der eigentlichen Erstellung des Plans hat sich die Nutzung von Kalendern bewährt. Diese können sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form genutzt werden. Hier sollten die Ferientermine berücksichtigt werden, da sie für viele Planungen eine wichtige Grundlage darstellen.

Dann folgt die Aufzeichnung der wichtigen Kongresse für Radiologen im Jahresverlauf. Im nächsten Schritt wird entschieden, welche Kollegen zu den einzelnen Tagungen fahren. Da hierbei die personelle Versorgung der Klinik sichergestellt werden muss, ist es stets empfehlenswert, die Kongressteilnahmen vor den Jahresurlauben zu planen. Nur dann kann vermieden werden, dass Kollegen ihre Teilnahme an Veranstaltungen kurzfristig absagen müssen, weil gleichzeitig mehrere Kollegen in Urlaub gegangen sind.

Da die Termine größerer Kongresse und Symposien in aller Regel aufgrund der aufwendigen Organisation sehr früh festgelegt werden, ist die prospektive Planung dieser größeren Ereignisse nur selten ein Problem. Die Erfahrung zeigt aber, dass sie trotzdem selten stattfindet.

Nach Abschluss der Urlaubsplanung in der radiologischen Abteilung – bei der die geplanten Kongressteilnahmen berücksichtigt werden – sollten im nächsten Schritt die durch Urlaub bedingten Abwesenheiten von Kollegen in den Fortbildungskalender eingetragen werden.

Beantragung und Genehmigung von Fortbildungen

Anschließend haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Fortbildungen zu beantragen. Es erfolgt zunächst eine Prüfung des Antrags durch den Chefarzt oder eine von ihm beauftragte Person. Zum einen muss an dem gewünschten Termin wieder eine ausreichende personelle Besetzung der Abteilung gewährleistet sein, zum anderen muss der Inhalt der Fortbildungsmaßnahme in das mit dem Kollegen besprochene Konzept passen.

Bei der inhaltlichen Beurteilung der Anträge sind die oben erwähnten Notizen aus dem Mitarbeitergespräch zumindest in größeren Abteilungen hilfreich. Fällt der Inhalt der Schulung in den vereinbarten Themenrahmen, sollte als nächstes abgeklärt werden, ob eine Freistellung durch Sonderurlaub für den Kollegen möglich ist und welche Kosten der Arbeitgeber übernimmt. Wenn dann aus Sicht der Abteilungsleitung alle Voraussetzungen für die Fortbildung gegeben sind, kann der Mitarbeiter informiert werden und ein entsprechender Eintrag in dem Plan erfolgen.

Optimal ist es, wenn die Krankenhausleitung für die Fortbildung ein festes Budget zur Verfügung stellt, über dessen Verteilung der Chefarzt entscheiden kann. Diese Vorgehensweise erleichtert die Planungen sehr und macht es hin und wieder auch möglich, aufwendigere Vorhaben zu unterstützen und in die Tat umzusetzen.

Planung von kleinen Veranstaltungen

Kleinere Veranstaltungen und örtliche Fortbildungen werden in der Regel nicht so frühzeitig bekannt gemacht wie die großen Kongresse. Daher lassen sie sich auch nicht so gut prospektiv planen.

Auch diese Termine sollten sofort nach ihrem Bekanntwerden in die Planungen einbezogen werden. Nur dann ist es den Verantwortlichen möglich, den Überblick zu behalten. Auch Frustrationen der Mitarbeiter durch kurzfristig notwendig werdende Absagen werden seltener.

Natürlich werden sich auch durch die gründlichste Planung nicht alle plötzlichen Ereignisse abfangen lassen. Plötzliche Krankheitsfälle können stets die Absage einer geplanten Fortbildung nötig machen. Es lässt sich durch die beschriebenen einfachen Maßnahmen aber für alle Beteiligten eine höhere Planungssicherheit erreichen.

Fazit

Wichtigste Voraussetzung für den Erfolg der beschriebenen Vorgehensweise ist es, dass alle Kollegen in die Planungen einbezogen werden. Nur wenn vom Klinikchef der Radiologie bis zum jüngsten Assistenten jeder seine Termine möglichst früh bekannt macht, wird der Fortbildungsplan die gewünschten Effekte zeigen.